Home office – na co si dát pozor a co dodržovat?

Základem je sjednocený pracovní rytmus

Pro dobré fungování týmu – na blízko i na dálku – jsou zásadní jasná pravidla. Především vzájemná dohoda vedoucího i členů týmu na tzv. pracovním rytmu.  

• Od kdy do kdy jsou lidé k zastižení? (např. každý člen týmu musí být k dispozici od pondělí do pátku mezi 9. a 15. hodinou)  
• Jaké komunikační kanály tým využívá a k čemu? (např. E-mail používáme k zasílání oficiálních žádostí/dokumentů apod. Chat v rámci Microsoft Teams k řešení rychlých a aktuálních požadavků. Trello/Planner využíváme k zaznamenávání úkolů, na kterých se pracuje.)  
• Kdy probíhají různé porady, kdo na nich musí být přítomen a jakým způsobem se tým spojí? (např. MS Teams, Skype, Hangouts apod.)
• Kde a jak se budou zaznamenávat úkoly, na kterých všichni pracují a jejich deadliny? (např. Trello, Planner, kalendář apod.)
• Jak bude tým řešit krizové/urgentní situace? (např. Dohodneme se, že vedoucí týmu zašle všem SMS se zněním: Červený kód – to znamená, že se za 5 minut spojíme všichni v rámci Hangouts a videohovoru.)  

Pravidla, na kterých se tým domluví, je dobré sepsat do sdíleného dokumentu, aby k nim měli všichni přístup a mohli si průběžně kontrolovat, jak mají v různých případech postupovat.  

Tipy na efektivní online poradu  

Svá vlastní specifika mají i týmové online porady. Proto, aby byly co nejsmysluplnější, je důležité dodržovat několik obecných zásad videohovorů.  

• Volte vždy méně  
  Obecně platí, že pro efektivní online poradu je ideální počet účastníků od 2 do 5. Je tedy otázkou, zda běžnou poradu třeba pro 10 lidí nerozdělit na několik menších a kratších hovorů.  
• Připomeňte a prověřte  
  Na začátku hovoru rychle připomeňte stručnou osnovu konané schůzky nebo shrňte agendu, které se chcete věnovat. Prověřte, že všichni mají v pořádku připojení a věnují vám maximální pozornost. Nikdy nevíte, zda někdo z účastníků hovoru v tu chvíli neřeší urgentně něco jiného, co jej bude rozptylovat.
• Kontrolujte zapojení ostatních  
  Jestli vidíte, že se ostatní příliš nesoustředí, můžete pro oživení porady položit otázku na každého z nich, nebo udělejte přestávku. Je to lepší než mluvit o důležitých věcech, které si nikdo nebude pamatovat.  

Při videohovoru se chovejte jako při osobním setkání – zvolte vhodné oblečení a udržujte oční kontakt. Určitě pořiďte z online hovoru zápis, který s ostatními sdílejte a připomeňte jim úkoly, na kterých jste se domluvili i jaký je další plán.  

Rady pro efektivní práci z domu  

• Mějte stálý režim  
  Proto, abyste se dokázali práci naplno věnovat i doma si určete běžný pracovní režim.  
• Myslete nejen na práci, ale i rodinu a domácnost  
  Rozplánujte si dny podle činností, kterým se musíte věnovat. Potřebujete vyvenčit psa? Zahrňte tyto položky do svého pracovního dne a vysvětlete svému vedoucímu, kdy nemůžete být k dispozici a proč.  
• Nedovolte, aby se vám práce stala rutinou  
  Zkuste měnit různá pracovní místa, abyste podpořili svou kreativitu a zároveň si dopřávejte krátké chvíle odpočinku. I v práci/škole jste si dali na pár minut kávu či svačinu, tak teď si třeba zacvičte, jděte na zdravotní procházku po zahradě či okolo domu.  
• Omezte vyrušování a notifikace  
  V neposlední řadě se pokuste o to, aby vás okolí co nejméně rušilo. Od spolubydlících, rodičů, partnera až po notifikace na sociálních sítích, které budou svádět ke krátké prokrastinaci.  

Nejčastější chyby při fungování na dálku  

Práce na dálku – ať už jste jejími velkými zastánci, nebo jí stále úplně nevěříte – je právě hlavně o důvěře a zodpovědnosti. A to na obou stranách. Vedoucí týmu se musí naučit věřit, že i když zaměstnance nevidí, tak to neznamená, že se nesnaží a že nepracují, jak nejlépe umí. Členové týmu pak důvěřují svému vedoucímu, že se snaží využít nejlepší řešení a vymoženosti, jak jim práci na home office ulehčit.  

Pokud vedete tým, tak se nesnažte ostatní neustále kontrolovat, nebo jim dokonce podrobně počítat hodiny, které doma odpracují – jde o výsledek, efektivitu a odvedenou práci. Pro členy týmu pak platí, aby ke svým úkolům přistupovali zodpovědně a pokud si nebudou s čímkoliv jistí, tak požádali o pomoc a nesnažili se svou nevědomost zamaskovat.

Zdroj: Kurz: Home office a vedení týmu na dálku: praktické tipy pro manažery, Seduo.cz a Akademie: Efektivní práce z domu, Digiskills.cz