Home office – na co si dát pozor a co dodržovat?

24. 3. 2020, Autor: Hana Cukrová, copywriter Kariérního centra MU

Práce z domu se nezadržitelně stává běžnou součástí pracovního režimu. Někdy si ji situace dokonce vyloženě vyžaduje a neexistuje jiná možnost, než se s tzv. home office naučit správě pracovat – jako jednotlivec, člen týmu nebo jeho vedoucí. Pro správné fungování týmu na dálku je důležité si stanovit konkrétní pravidla. Ty zabrání možným nedorozuměním, obavám i nespokojenosti. Tipů, jak správně pracovat na tzv. home office je ale mnohem více.


Základem je sjednocený pracovní rytmus

Základem dobrého fungování týmu – na blízko i na dálku – jsou jasná pravidla. Je proto potřeba, aby se každý vedoucí se svým týmem, a i jeho členové navzájem, dohodli na tzv. pracovním rytmu. Co je důležité si pro práci z domova ujasnit?

☑️ Od kdy do kdy jsou jednotliví lidé k zastižení? (např. Každý člen týmu musí být k dispozici od pondělí do pátku mezi 9. a 15. hodinou
☑️Jaké komunikační kanály tým využívá a k čemu? (např. E-mail používáme k zasílání oficiálních žádostí/dokumentů apod. Chat v rámci Microsoft Teams k řešení rychlých a aktuálních požadavků. Trello využíváme k zaznamenávání úkolů, na kterých se pracuje.)
☑️ Kdy probíhají různé porady, kdo na nich musí být přítomen a jakým způsobem se tým spojí? (např. Skype, Hangouts apod.)
☑️ Kde a jak se budou zaznamenávat úkoly, na kterých všichni pracují a jejich deadliny? (např. Trello, kalendář apod.)
☑️ Mění se nějak role členů týmu tím, že pracují na dálku? Mají zodpovědnost za stejné činnosti jako předtím?
☑️ Jak bude tým řešit krizové/urgentní situace? (např. Dohodneme se, že vedoucí týmu zašle všem SMS se zněním: Červený kód – to znamená, že se za 5 minut spojíme všichni v rámci Hangouts a videohovoru.)

Pravidla, na kterých se tým domluví, je dobré sepsat do sdíleného dokumentu, aby k nim měli všichni přístup a mohli si průběžně kontrolovat, jak mají v různých případech postupovat.

Tipy na dobrou online poradu

Svá vlastní specifika mají i týmové online porady. Proto, aby byly co nejsmysluplnější, je důležité dodržovat několik obecných zásad videohovorů.

✔️ Volte vždy méně
Jako ten, kdo poradu povede, se zamyslete, kdo se k ní opravdu potřebuje připojit a komu stačí jen krátké info o tom, co zaznělo. Obecně platí, že pro efektivní online poradu je ideální počet účastníků od 2 do 5. Je tedy otázkou, zda běžnou poradu třeba pro 10 lidí nerozdělit na několik menších a kratších hovorů.

✔️ Připomeňte a prověřte
Co se týče průběhu videohovoru, i ten by měl mít určitá pravidla. Na jeho začátku rychle připomeňte stručnou osnovu konané schůzky nebo shrňte agendu, které se chcete věnovat. Prověřte, že všichni mají v pořádku připojení a věnují vám maximální pozornost. Co se tím myslí? Přestože v pondělí napíšete e-mail, že máte ve středu v 10 poradu, nikdy nevíte, zda někdo z účastníků hovoru v tu chvíli neřeší urgentně něco jiného, co jej při poradě bude rozptylovat (např. náhlá zpráva, že někdo z jeho rodiny onemocněl, hlídá děti příbuzné apod.).

✔️ Rozdejte role
Pokud jsou všichni tzv. duchem přítomni, zajistíte si jejich neustálou pozornost ještě tím, že účastníkům hovoru rozdáte role – jeden bude zapisovat, druhý bude hlídat čas, abyste nepřetahovali apod. Jestli vidíte, že se ostatní příliš nesoustředí, můžete pro oživení porady položit otázku na každého z nich, nebo udělejte přestávku. Je to lepší než mluvit o důležitých věcech, které si nikdo nebude pamatovat.

Při videohovoru se chovejte jako při osobním setkání – zvolte vhodné oblečení a udržujte oční kontakt. Určitě pořiďte z online hovoru zápis, který s ostatními sdílejte a připomeňte jim úkoly, na kterých jste se domluvili i jaký je další plán.

Etiketa videohovoru – vypínání mikrofonu je neslušné – pokud jste v rušném prostředí, něco vás nečekaně vyruší a okolní zvuk by mohl narušit průběh hovoru – omluvte se, vysvětlete situaci a mikrofon vypněte. Zapínejte jej pouze, když potřebujete mluvit

Rady pro efektivní práci z domu

✔️ Mějte stálý režim
Home office neznamená, že budete každý den vstávat kdy se vám zachce a pracovat až po večerech – pokud se na tom nedomluvíte se svým týmovým vedoucím. Proto, abyste se dokázali práci naplno věnovat i doma si určete běžný pracovní režim.

✔️ Myslete nejen na práci, ale i rodinu a domácnost
Rozplánujte si dny podle činností, kterým se musíte věnovat. Potřebujete uvařit oběd? Vyvenčit psa? Zahrňte tyto položky do svého pracovního dne a vysvětlete svému vedoucímu, kdy nemůžete být k dispozici a proč.

✔️ Nedovolte, aby se vám práce stala rutinou
Zkuste měnit různá pracovní místa, abyste podpořili svou kreativitu a zároveň si dopřávejte krátké chvíle odpočinku. I v práci/škole jste si dali na pár minut kávu či svačinu, tak teď si třeba zacvičte, jděte na zdravotní procházku po zahradě či okolo domu nebo si dejte tu kávu přes Skype s ostatními.

✔️ Omezte vyrušování a notifikace
V neposlední řadě se pokuste o to, aby vás okolí co nejméně rušilo. Od spolubydlících, rodičů, partnera až po notifikace na sociálních sítích, které budou svádět ke krátké prokrastinaci.

Nejčastější chyby při fungování na dálku

Práce na dálku – ať už jste jejími velkými zastánci, nebo jí stále úplně nevěříte – je právě hlavně o důvěře a zodpovědnosti. A to na obou stranách. Vedoucí týmu se musí naučit věřit, že všichni pracují, jak nejlépe umí a že i když je nevidí, tak to neznamená, že se nesnaží. Členové týmu pak důvěřují svému vedoucímu, že se snaží využít nejlepší řešení a vymoženosti, jak jim práci na home office ulehčit.

Pokud vedete tým, tak se nesnažte ostatní neustále kontrolovat, nebo jim dokonce podrobně počítat hodiny, které doma odpracují – jde o výsledek, efektivitu a odvedenou práci. Pro členy týmu pak platí, aby ke svým úkolům přistupovali zodpovědně a pokud si nebudou s čímkoliv jistí, tak požádali o pomoc a nesnažili se svou nevědomost zamaskovat.

Zdroj: Kurz: Home office a vedení týmu na dálku: praktické tipy pro manažery​, Seduo.cz a Akademie: Efektivní práce z domu, Digiskills.cz

Hlavní partner